På Uppsalahem värnar vi om din personliga integritet och vill att du ska känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. För oss är din integritet viktig. Vi arbetar löpande med integritetsfrågor och vi kan därför komma att uppdatera innehållet i texten.

Denna information gäller för dig som är uppdragstagare, medarbetare eller närstående till en medarbetare inom Uppsalahem.

Med medarbetare avses samtliga nuvarande anställda, tidigare anställda, personer i begrepp att påbörja anställning eller praktikanter samt i fall konsulter representerar Uppsalahem som om de vore anställda.

Hur Uppsalahem hanterar personuppgifter vid rekrytering framgår i separat text.

Som medarbetare eller uppdragstagare kan dina personuppgifter behandlas med ändamålen att Uppsalahem ska leda och fördela arbetet, genomföra medarbetarutveckling, upprätthålla personaladministrativa register, verka för hög informationssäkerhet, administrera ersättningar och förmåner, administrera försäkringar, verka för likabehandling, verka för en god arbetsmiljö, motverka marknadsmissbruk, tillhandahålla medarbetarinformation internt och externt samt stärka bolagets arbetsgivarvarumärke.

Som närstående till medarbetare kan dina personuppgifter behandlas med ändamålet att upprätthålla personaladministrativa register.

Personuppgifter kan komma att hämtas in från bland annat dig själv, från din chef, från ditt fackförbund, från arbetsmiljöombud, från leverantör av elektronisk körjournal, från myndigheter som administrerar skatt, socialförsäkring och anställningsstöd, från samarbetspartners inom företagshälsa och försäkringar.

Under pågående anställnings- eller uppdragsförhållande hos Uppsalahem är personuppgiftsbehandling nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter utifrån anställnings- eller uppdragsavtalet samt för att fullgöra bolagets rättsliga skyldigheter inom bokföring, skatt, försäkring, arbetsmiljö, arbetsrätt och preskription.

Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandling avseende medarbetare, uppdragstagare och närstående är huvudsakligen avtal eller lag. Vissa behandlingar har Uppsalahem ett berättigat intresse som laglig grund för att genomföra. Till exempel kan Uppsalahem ha ett berättigat intresse att kunna ta kontakt med nära anhöriga i akuta situationer, att säkerställa säker identifiering av Uppsalahem-medarbetare i tjänst, att bidra till samarbetsfrämjande intern kommunikation, att marknadsföra Uppsalahem som arbetsgivare samt att planera, organisera och följa upp arbetet.

Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är närstående till en medarbetare inom Uppsalahem: Namn och kontaktuppgifter som medarbetaren lämnar in. Kontaktuppgifter kan uppdateras löpande av medarbetaren och tas i normalfallet bort efter avslutad anställning.

Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är medarbetare:

Uppgifter som krävs för att administrera din anställning, uppdrag inom ramen för din roll, behörigheter, utbildningar, dokument kopplade till arbetssätt och rutiner, försäkringar, ersättningar och förmåner behandlas. Till exempel kontaktuppgifter för dig och för din närstående, bankkontonummer, personnummer, uppgifter om ersättningar och förmåner, elektronisk körjournal gällande servicebilar, tidrapportering inklusive information om sjukfrånvaro samt information om eventuell bisyssla.

I det fall resor och konferens avseende dig bokas så behandlas uppgifter kopplade till resebokning.

I det fall behov av företagshälsovård uppstår behandlas ytterligare hälsouppgifter kopplade till rehabiliterings samtal och hälsoinsatser. I det fall du nyttjar förmåner inom vård och hälsa kan ytterligare av dig inlämnade uppgifter om hälsa komma att behandlas.

Vidare behandlas de uppgifter som krävs för administration av utvecklingssamtal, målsamtal och andra samtal kopplade till medarbetarutveckling.

För att tillhandahålla medarbetareinformation förekommer de flesta medarbetare inom Uppsalahem med fotografi på intranätet och sammarbetsverktyg som e-post och chatt. I syfte att stärka Uppsalahems varumärke som arbetsgivare samt erbjuda transparent information om personer i ledande ställning förekommer fotografier i vissa fall också externt på Uppsalahems webbplats samt de sociala medier Uppsalahem har valt att finnas representerade på.

Många uppgifter sparas under tiden anställningsförhållandet pågår och tas därefter bort. Underlag kopplade till löneutbetalning sparas i enlighet med rådande lagstiftning kring preskriptionstid för lönefordringar.

Uppgifter om anställningsperioder och anställningsavtal sparas tills personer uppnår pensionsålder. Uppgifter om pensioner sparas så länge pensionsutbetalningar kan förväntas pågå.

Uppgifter om passageloggar kan behandlas på vissa kontor där sådana används, dessa raderas löpande och tas i normalfallet bort efter 14 dagar. Uppgifter från elektronisk körjournal tas endast fram om det krävs vid kontroll från Skatteverket. Uppgifter i dokument kopplade till arbetssätt och rutiner, i utbildningar vilka du har skapat eller medverkar i, i system som du har haft behörighet till och andra filer och arbetsdokument sparas så länge det behövs för att Uppsalahem ska kunna spåra ändringar och göra uppföljningar.

Följande personuppgifter kommer att behandlas när du är uppdragstagare:

Vi behandlar de uppgifter som krävs för att administrera ditt uppdrag och dina utbetalningar. Till exempel kontaktuppgifter för dig och för din närstående, bankkontonummer, personnummer, arvodes- och ersättningsuppgifter, i förekommande fall information om sjukfrånvaro. I det fall resor och konferens avseende dig bokas så behandlas uppgifter kopplade till resebokning. Vidare behandlas de uppgifter som krävs för administration av åtkomst till arbetsmaterial du behöver.

För att tillhandahålla medarbetareinformation förekommer de flesta medarbetare inom Uppsalahem med fotografi på intranätet och sammarbetsverktyg som e-post och chatt. I syfte att stärka Uppsalahems varumärke som arbetsgivare samt erbjuda transparent information om personer i ledande ställning förekommer fotografier i vissa fall också externt på Uppsalahems webbplats samt de sociala medier Uppsalahem har valt att finnas representerade på.

Många uppgifter sparas under tiden uppdragsförhållandet pågår och tas därefter bort. Underlag kopplade till ersättnings/arvodesutbetalning sparas i enlighet med rådande lagstiftning kring preskriptionstid för lönefordringar.

Vi kan komma att redigera eller ta bort känsliga personuppgifter från Uppsalahems system för att värna individers integritet. Personuppgifterna kommer främst delas med personer som arbetar med IT-miljö, HR och lön samt din chef inom Uppsalahem.

Vi är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter till andra parter. Uppgifter kopplade till behörighetshantering och användning av IT-miljö kan dock delas med systemleverantörer och extern support. Personuppgifter kan också komma att hanteras av myndighet vid utredning av brott, vid rapportering avseende inkomstuppgifter, vid administration av anställningsstöd eller socialförsäkring eller då vi är skyldiga att lämna ut annan uppgift. Dina personuppgifter kan också komma att hanteras av Uppsalahems externa samarbetspartners inom till exempel företagshälsa, elektronisk körjournal, ID-kort, tjänstepension, försäkringar, fackförbund, revision, säkerhet och tillhandahållande av system. Vid eventuell försäljning av fastigheter som du arbetar med kommer för lag och avtal relevanta uppgifter överföras till förvärvande bolag. Personuppgifterna kommer huvudsakligen behandlas inom EU och EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU och EES för Uppsalahems räkning så upprättas ett särskilt avtal med leverantören kring överföring till tredje land för att säkerställa trygg personuppgiftsbehandling.

Vid frågor om personuppgiftsbehandling inom Uppsalahem, begäran om ett registerutdrag avseende personuppgifter som finns registrerade om dig själv, önskemål om att begränsa hanteringen av dina personuppgifter, invändning mot behandlingen av personuppgifter, önskemål om radering, överföring eller korrigering av personuppgifter kan du vända dig till Uppsalahems dataskyddsombud på e-postadress dataskyddsombud@uppsala.se

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du kontakta tillsynsmyndighet. Kontaktuppgifter finns på www.datainspektionen.se.