Behandling av personuppgifter vid arbete och rekrytering

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Uppsalahem AB, orgnr: 556137-3589, Box 136, 751 04 Uppsala är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag. Vi har ett dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt, dso.uppsalahem@jpinfonet.se

FÖR ARBETSSÖKANDE

Vi kommer att behandla personuppgifter om dig som söker jobb hos Uppsalahem. Den rättsliga grunden vi använder är intresseavvägning. Det innebär att en intresseavvägning görs mellan Uppsalahems intresse av att behandla personuppgifter i samband med rekrytering och den arbetssökandes intresse av skydd för den personliga integriteten. För att kunna rekrytera personal till Uppsalahem behöver vi behandla personuppgifter om den som söker jobb hos oss. Vårt berättigade intresse för att behandla personuppgifter är att kunna rekrytera personal.

Vid rekrytering behandlar vi personuppgifter såsom namn, adress, kontaktuppgifter, CV och personligt brev, intyg, betyg, resultat från eventuella personlighetstester samt anteckningar från intervjuer och referenstagning. Vi samlar inte in fler uppgifter än nödvändigt utifrån ändamålet med behandlingen. Din ansökan kan komma att delas med våra anställda som är involverade i rekryteringen samt med en rekryteringsfirma som hjälper oss i vissa rekryteringsprocesser.

FÖR ANSTÄLLDA

När du anställs hos Uppsalahem ingås ett anställningsavtal. Avtalet är den rättsliga grunden för Uppsalahems behandling av personuppgifter som är kopplade till din anställning. Vi behandlar personuppgifter som rör anställningsförhållandet såsom namn, adress, kontaktuppgifter, bankuppgifter, lön, pensioner, förmåner, anställningshistorik, tidrapportering, hälsotillstånd, familjeförhållande och information om genomförda utbildningar/kurser och övriga prestationer, CV och personligt brev.

Fotografier på anställda används internt på intranätet och i samarbetsverktyg, såsom e-post och chatt, för att tillhandahålla medarbetareinformation. Det är frivilligt att vara med på bild i detta sammanhang. I syfte att stärka Uppsalahems varumärke som arbetsgivare samt erbjuda transparent information om personer i ledande ställning förekommer fotografier i vissa fall också externt på Uppsalahems webbplats samt i de sociala medier som Uppsalahem använder.

Ändamålen med Uppsalahems behandling av personuppgifter är att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter och åtaganden som arbetsgivare. För att följa lagar och regler krävs det att vi registrerar personuppgifter om dig. Det kan röra sig om krav enligt exempelvis arbetsmiljölagstiftning, lag om sjuklön, semesterlagen, skattelagstiftning, offentlighetsprincipen och arkivlagen. Vi samlar inte in fler uppgifter än nödvändigt utifrån ändamålet för behandlingen. Vi kan komma att inhämta eller uppdatera personuppgifter mot offentliga register. 

FÖR ARBETSSÖKANDE OCH ANSTÄLLDA

Överföring av personuppgifter

Personuppgifterna kan komma att hanteras av externa samarbetspartners, exempelvis i rekryteringsprocesser, vid hantering av IT-system och behörigheter, företagshälsa, ID-kort, försäkringar och elektronisk körjournal. Vi är också skyldiga att lämna ut uppgifter till myndigheter, exempelvis för att rapportera inkomstuppgifter eller för att administrera anställningsstöd. I vissa fall agerar våra samarbetspartners som personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter för Uppsalahems räkning. Det kan till exempel gälla ett företag som sköter våra IT-system. Hur personuppgiftsbiträdet får behandla personuppgifter regleras i ett avtal mellan Uppsalahem och biträdet. Vi lämnar även ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag som omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Vi måste därför följa offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Information som kommer in till oss och handlingar som vi själva upprättar blir allmänna handlingar. En del handlingar måste vi bevara och en del handlingar kan gallras efter en viss tid, det framgår av vår informationshanteringsplan. Gallring av personuppgifter hanteras i enlighet med informationshanteringsplanen.

Samtliga personuppgifter och ansökningshandlingar som skickats in vid en jobbansökan kommer att raderas efter två år. Om du anställs kommer uppgifterna att sparas. För dig som är eller har varit anställd bevaras personalakten. Uppgifter om närmast anhörig raderas vid avslutad anställning. Vidare sparas uppgifter om hälsotillstånd endast under den tiden det är relevant. Om du vill veta mer om vilka lagringstider som gäller för en viss typ av personuppgifter är du välkommen att kontakta oss.

Dina rättigheter

Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen, för att göra invändningar eller begära radering av dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss på registrator@uppsalahem.se. Du når vårt dataskyddsombud på dso.uppsalahem@jpinfonet.se. Om du har synpunkter på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge synpunkter till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).